16:47 Uhr an einem Freitag. Das Angebot muss bis fünf Uhr raus, sonst geht der Auftrag an den nächsten Bauunternehmer auf der Liste des Kunden. Die Tabelle ist die Kopie eines Angebots von vor zwei Monaten — gleiche Zeilen, die Preise "sollten" aktuell sein. Der Bauunternehmer aktualisiert die Fliesenmenge, aktualisiert Name und Adresse des Kunden. Er vergisst, den Lohnsatz zu aktualisieren, weil der auf einem versteckten Tabellenblatt hinter drei Klicks sitzt. Das Angebot geht raus, der Kunde unterschreibt auf der Stelle. Drei Wochen später stellt sich heraus, dass die Lohnposition noch zum alten, niedrigeren Satz von vor der letzten Preiserhöhung berechnet wurde. Der Unterschied sind ein paar tausend Euro Marge bei diesem Auftrag — Geld, das einfach verschwunden ist, weil es niemand rechtzeitig bemerkt hat.
Das ist keine Geschichte über einen einzelnen Kunden — es ist ein Muster, das wir immer wieder bei Gesprächen mit Baufirmen in Großbritannien und Irland sehen. So würde ich ein System bauen, das das tatsächlich behebt.
Das Problem ist nicht Excel als Werkzeug. Das Problem ist, dass jedes Angebot eine manuelle Kopie des letzten ist, ohne Kontrolle darüber, welche Zeile heute noch korrekt ist. Ein paar Dinge wiederholen sich immer wieder:
Angenommen, ein Bauunternehmer erstellt etwa 15 Angebote im Monat, durchschnittlicher Auftragswert 8.000 € (£6.800). Wenn alle zwei Monate einmal ein Fehler von 3–5 % bei Löhnen oder Material einschleicht, entsteht ein Verlust zwischen 240 € und 400 € (£200–£340) pro Vorfall — und das, bevor man den schwereren Fall mitzählt: ein Angebot, das den Kunden überhöht belastet und schlicht nie unterschrieben wird.
| Posten | Korrekter Preis | Preis im verschickten Angebot | Differenz |
|---|---|---|---|
| Arbeit, 2 Badezimmer | 460 €/Tag (£390) | 395 €/Tag (alter Satz) | −65 €/Tag |
| Dämmung, 40 m² | 19 €/m² | 19 €/m² | 0 € |
| 10 % Rabatt | auf Material | auf Gesamtsumme | zusätzlicher Verlust |
Die Idee ist einfach: Die Preisliste lebt an einem Ort, nicht in fünf Kopien, die über Schreibtische verstreut sind. Jedes Angebot wird daraus generiert, mit Rabattregeln, die das System automatisch anwendet — nicht aus dem Gedächtnis.
Die häufigsten Wünsche, die wir von britischen und irischen Baufirmen hören: Buchhaltungssoftware (Xero, QuickBooks) — ein angenommenes Angebot wird automatisch zum Rechnungsentwurf; Stripe oder eine Bankverbindung für Anzahlungen; WhatsApp oder E-Mail zum Versenden des Angebots und zur Erinnerung des Kunden, wenn der Link drei Tage lang ungeöffnet bleibt. KI verdient sich hier tatsächlich an einer Stelle ihren Platz — das Lesen einer unordentlichen alten Tabelle mit mehreren versteckten Tabellenblättern und deren Umwandlung in eine saubere, strukturierte Preisliste zur Freigabe. Nicht "KI, die Preise selbst festlegt" — nur ein zweites Augenpaar für unsaubere Daten.
Für eine erste Version (Phase 1) mit vorab vereinbartem Umfang — etwa 4.000–8.000 € (£3.400–£6.800). Alle drei Phasen zusammen — irgendwo zwischen 10.000 und 20.000 € (£8.500–£17.000), abhängig vor allem davon, wie komplex sich die Rabattregeln erweisen und wie unordentlich die aktuelle Preisliste zu migrieren ist. Die tatsächliche Zahl ergibt sich erst nach einer kostenlosen 48-Stunden-Einschätzung Ihrer tatsächlichen Tabelle — niemand sollte eine feste Zahl versprechen, bevor er sie gesehen hat.
Wenn Sie 2–3 Angebote im Monat erstellen und Sie der Einzige sind, der das tut, erfüllt Excel seinen Zweck gut — das sollte man klar sagen. Ein maßgeschneidertes System rechtfertigt seine Kosten, wenn Angebote mehr als eine Person durchlaufen, wenn das Volumen steigt, oder wenn ein Fehler Sie bereits einen echten Auftrag oder echtes Geld gekostet hat.
Der Code, den wir schreiben, gehört Ihnen — ein Repository auf Ihren Namen, Dokumentation, jeder Zugangsschlüssel. Dienste Dritter wie Xero oder Stripe bleiben unter ihren eigenen Lizenzen. Falls Ihnen das bekannt vorkommt, beschreiben Sie Ihre Situation in einem Satz dem Live-Agenten auf pentimento.pro und sehen Sie zu, wie es direkt im Gespräch skizziert wird.
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