Las 16:47 de un viernes. El presupuesto tiene que salir antes de las cinco o el trabajo pasa al siguiente contratista de la lista del cliente. La hoja de cálculo es una copia de un presupuesto de hace dos meses — las mismas filas, los precios "deberían" estar actualizados. El constructor actualiza la cantidad de azulejos, actualiza el nombre y la dirección del cliente. Se olvida de actualizar la tarifa de mano de obra, porque está escondida en una pestaña detrás de tres clics. El presupuesto se envía, el cliente firma en el acto. Tres semanas después resulta que la partida de mano de obra seguía cobrándose a la antigua tarifa, más baja, anterior a la última subida de precios. La diferencia son varios miles de euros de margen en ese trabajo — dinero que simplemente desapareció porque nadie lo detectó a tiempo.
Esto no es la historia de un solo cliente — es un patrón que vemos una y otra vez al hablar con empresas de construcción en el Reino Unido e Irlanda. Así es como yo construiría un sistema que realmente lo solucione.
El problema no es Excel como herramienta. El problema es que cada presupuesto es una copia manual del anterior, sin control sobre qué fila sigue siendo correcta hoy. Hay unas cuantas cosas que se repiten una y otra vez:
Supongamos que un contratista hace unos 15 presupuestos al mes, con un valor medio por trabajo de 8.000 € (unas 6.800 libras). Si cada dos meses se cuela un error del 3–5% en la mano de obra o los materiales, eso supone una pérdida de entre 240 € y 400 € (unas 200–340 libras) por incidente — y eso sin contar el caso más grave: un presupuesto que sobrecarga al cliente y simplemente nunca se firma.
| Partida | Precio correcto | Precio en el presupuesto enviado | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Mano de obra, 2 baños | 460 €/día (unas 390 libras) | 395 €/día (tarifa antigua) | −65 €/día |
| Aislamiento, 40 m² | 19 €/m² | 19 €/m² | 0 € |
| Descuento del 10% | sobre materiales | sobre el total | pérdida extra |
La idea es sencilla: la lista de precios vive en un único lugar, no en cinco copias repartidas por varios escritorios. Cada presupuesto se genera a partir de ella, con reglas de descuento que el sistema aplica automáticamente — no de memoria.
Las solicitudes más habituales que escuchamos de empresas de construcción del Reino Unido e Irlanda: software de contabilidad (Xero, QuickBooks) — un presupuesto aceptado se convierte automáticamente en una factura en borrador; Stripe o un enlace bancario para depósitos; WhatsApp o correo electrónico para enviar el presupuesto y recordar al cliente si el enlace lleva tres días sin abrirse. La IA realmente se gana su lugar en un punto concreto aquí — leer una hoja de cálculo antigua y desordenada con varias pestañas ocultas y convertirla en una lista de precios limpia y estructurada, lista para aprobar. No se trata de "una IA que fija precios por sí sola" — sino simplemente de un segundo par de ojos para datos desordenados.
Para una primera versión (Fase 1) con un alcance acordado previamente — aproximadamente entre 4.000 € y 8.000 € (unas 3.400–6.800 libras). Las tres fases juntas — algo entre 10.000 € y 20.000 € (unas 8.500–17.000 libras), dependiendo sobre todo de lo complejas que resulten las reglas de descuento y de lo desordenada que esté la lista de precios actual para migrarla. La cifra real solo llega tras una evaluación gratuita de 48 horas de tu hoja de cálculo real — nadie debería prometer una cifra fija sin haberla visto.
Si haces 2–3 presupuestos al mes y eres el único que los hace, Excel está cumpliendo bien su función — vale la pena decirlo con claridad. Un sistema a medida se justifica cuando los presupuestos pasan por más de una persona, cuando el volumen va en aumento, o cuando un error ya te ha costado un trabajo real o dinero real.
El código que escribimos es tuyo — un repositorio a tu nombre, documentación, todas las credenciales de acceso. Los servicios de terceros como Xero o Stripe permanecen bajo sus propias licencias. Si algo de esto te resulta familiar, describe tu situación en una frase al agente en vivo de pentimento.pro y mira cómo se esboza directamente en la conversación.
PENTIMENTO