Piątek, 16:47. Oferta musi wyjść przed piątą, bo inaczej zlecenie trafi do następnego wykonawcy na liście klienta. Arkusz to kopia oferty sprzed dwóch miesięcy — te same wiersze, ceny „powinny" być aktualne. Wykonawca aktualizuje ilość płytek, aktualizuje dane i adres klienta. Zapomina zaktualizować stawkę robocizny, bo siedzi ona na ukrytej zakładce, do której trzeba dojść przez trzy kliknięcia. Oferta zostaje wysłana, klient podpisuje od razu. Trzy tygodnie później okazuje się, że pozycja za robociznę była wciąż liczona po starej, niższej stawce — sprzed ostatniej podwyżki. Różnica to kilka tysięcy złotych marży na tym zleceniu — pieniądze, które po prostu zniknęły, bo nikt nie wyłapał tego na czas.
To nie jest historia jednego klienta — to wzorzec, który widzimy raz po raz, rozmawiając z firmami budowlanymi w Wielkiej Brytanii i Irlandii. Oto jak zbudowałbym system, który naprawdę to rozwiązuje.
Problemem nie jest Excel jako narzędzie. Problemem jest to, że każda oferta to ręczna kopia poprzedniej, bez żadnej kontroli nad tym, który wiersz jest dziś wciąż aktualny. Kilka rzeczy powtarza się w kółko:
Załóżmy, że wykonawca robi mniej więcej 15 ofert miesięcznie, średnia wartość zlecenia to 34 000 zł. Jeśli raz na dwa miesiące wkrada się błąd 3–5% w robociźnie lub materiałach, to strata rzędu 1 000–1 700 zł za każdym razem — a to jeszcze przed uwzględnieniem poważniejszego przypadku: oferty, która zawyża cenę dla klienta i po prostu nigdy nie zostaje podpisana.
| Pozycja | Cena prawidłowa | Cena w wysłanej ofercie | Różnica |
|---|---|---|---|
| Robocizna, 2 łazienki | 2 000 zł/dzień | 1 700 zł/dzień (stara stawka) | −280 zł/dzień |
| Izolacja, 40 m² | 80 zł/m² | 80 zł/m² | 0 zł |
| Rabat 10% | od materiałów | od sumy całkowitej | dodatkowa strata |
Pomysł jest prosty: cennik żyje w jednym miejscu, a nie w pięciu kopiach rozrzuconych po pulpitach. Każda oferta jest z niego generowana, z zasadami rabatów, które system stosuje automatycznie — nie z pamięci.
Najczęstsze prośby, jakie słyszymy od firm budowlanych w Wielkiej Brytanii i Irlandii: oprogramowanie księgowe (Xero, QuickBooks) — zaakceptowana oferta automatycznie staje się szkicem faktury; Stripe lub połączenie z bankiem na zaliczki; WhatsApp lub e-mail do wysyłki oferty i przypomnienia klientowi, jeśli link leży nieotwarty przez trzy dni. SI naprawdę zarabia na siebie w jednym miejscu — czytając bałaganiarski, stary arkusz z kilkoma ukrytymi zakładkami i zamieniając go w czysty, uporządkowany cennik do zatwierdzenia. Nie „SI, która sama ustala ceny" — po prostu druga para oczu dla niechlujnych danych.
Za pierwszą wersję (Etap 1) z wcześniej uzgodnionym zakresem — mniej więcej 17 000–34 000 zł. Wszystkie trzy etapy razem — gdzieś między 43 000 a 86 000 zł, w zależności głównie od tego, jak złożone okażą się zasady rabatów i jak bałaganiarski jest obecny cennik do migracji. Prawdziwa kwota pojawia się dopiero po bezpłatnej 48-godzinnej ocenie Twojego rzeczywistego arkusza — nikt nie powinien obiecywać sztywnej liczby przed jego zobaczeniem.
Jeśli robisz 2–3 oferty miesięcznie i jesteś jedyną osobą, która to robi, Excel spisuje się dobrze — warto to powiedzieć wprost. Dedykowany system zwraca swój koszt, gdy oferty przechodzą przez więcej niż jedną osobę, gdy wolumen rośnie, albo gdy jeden błąd już kosztował Cię prawdziwe zlecenie lub prawdziwe pieniądze.
Kod, który piszemy, jest Twój — repozytorium na Twoje nazwisko, dokumentacja, każde dane dostępowe. Usługi zewnętrzne, takie jak Xero czy Stripe, pozostają na własnych licencjach. Jeśli coś z tego brzmi znajomo, opisz swoją sytuację w jednym zdaniu żywemu agentowi na pentimento.pro i zobacz, jak nabiera kształtu wprost w rozmowie.
PENTIMENTO