Die kurze Antwort: Ein kleines Unternehmen kann für eine erste funktionierende Version individueller Software mit etwa 3.000–15.000 € (3.200–16.000 $ / 2.600–13.000 £) rechnen, mit laufender Pflege danach von etwa 50–300 €/Monat. Ein mittelständisches Unternehmen mit mehreren Integrationen landet eher bei 15.000–60.000 €. Die Spanne hängt von drei Dingen ab: wie viele Systeme miteinander kommunizieren müssen, wie viele Nutzerrollen es gibt und wie viele alte Daten migriert werden müssen. Dies sind Marktreferenzwerte, kein Angebot von uns – unser genauer Preis steht erst nach einer kostenlosen 48-Stunden-Einschätzung Ihres Briefings fest.
Nun die ausführlichere Version, denn „wie viel" ist die falsche erste Frage. Die richtige lautet: „Welcher von drei Wegen passt zu mir."
| Option | Zeit bis zum Start | Typische Kosten | Laufende Kosten | Eigentum |
|---|---|---|---|---|
| Standard-SaaS (CRM, Buchungsplattform) | Tage | 0–50 € Einrichtung + 20–300 €/Monat pro Nutzer oder Modul | wächst mit jedem Sitzplatz und Add-on | der Anbieter – Ihre Daten liegen in dessen Format |
| No-Code (Bubble, Airtable, Zapier-Kette) | 1–4 Wochen | 500–5.000 € Erstellung + 50–400 €/Monat Hosting und Automatisierungen | steigt stark mit wachsendem Traffic oder wachsender Bearbeiterzahl | teilweise Sie – die Plattform setzt die Obergrenze |
| Individualentwicklung | 3–8 Wochen bis zur ersten Version bei vereinbartem Umfang | 3.000–60.000 € je nach Umfang | 8–15 % des Entwicklungswerts pro Jahr für Wartung (Marktreferenz) | vollständig Sie – Code, Zugriffe, Daten |
Wann lohnt sich Besitz mehr als Miete? Hier eine Beispielrechnung, kein Marktgesetz: Ein Team von 10 Personen, das 45 € pro Nutzer und Monat für SaaS plus 150 €/Monat für Add-ons zahlt, gibt über drei Jahre etwa 21.600 € aus. Eine individuelle Erstversion für 12.000 € mit 150 €/Monat für Pflege und Hosting kommt im gleichen Zeitraum auf etwa 17.400 €. Ändern Sie die Annahmen – weniger Nutzer, ein größerer Umfang, mehr Integrationen – und die Antwort kann sich umkehren. Genau deshalb rechnen wir mit Ihren Zahlen, nicht mit einem Durchschnitt. Wenn Sie das System fünf oder sechs Jahre betreiben, sieht die Rechnung ganz anders aus als bei einem Unternehmen, das ein Modell drei Monate lang testet.
Eine veranschaulichende Rechnung, kein abgeschlossenes Projekt von uns: Eine Friseurkette mit drei Standorten möchte Online-Buchung, ein Inhaber-Dashboard auf dem Handy, SMS-Erinnerungen und automatisches Auffüllen der Warteliste bei No-Shows. Keine ERP-Integration, keine mobile App. Grobe Zahl: 4.000–7.000 € für eine erste Version, 4–6 Wochen, 60–100 €/Monat für Pflege und Hosting. Dieselbe Kette, aber mit Buchhaltungssoftware-Integration und einem Selbst-Check-in-Kiosk am Empfang, kommt auf 9.000–14.000 € – allein der Kiosk bringt Hardware-Handling, Offline-Modus und eine separate Oberfläche mit sich.
Wir bauen nicht das gesamte System auf einmal. Wir bauen den Teil, der heute die Blutung stoppt – meist Buchungen oder Lead-Antworten, denn dort verliert man am sichtbarsten Geld – und liefern ihn in Wochen, nicht Quartalen. Dann fügen wir das nächste Modul auf einem funktionierenden Fundament hinzu, geformt von echten Nutzern, die uns sagen, was fehlt. Ein Großprojekt mit von Anfang an fixem Umfang ist der häufigste Grund, warum individuelle Software am Ende teuer und verspätet wird – weil niemand genau weiß, was er braucht, bevor er etwas Reales angefasst hat.
Sie beschreiben Ihre Idee – Sie sehen sie bereits im Gespräch selbst skizziert, bevor Sie etwas bezahlt haben. Dann folgt eine kostenlose 48-Stunden-Einschätzung Ihres Briefings – Umfang, Risiken und eine realistische Spanne für Zeit und Kosten – bevor irgendeine Stundenuhr zu laufen beginnt. Der Code gehört Ihnen ab dem ersten Tag – konkret: der Quellcode in einem Repository, das Ihnen gehört, Dokumentation, jeder Admin-Zugang und Ihre Daten. Drittanbieter-Bibliotheken, KI-Modelle und externe Dienste (Zahlungen, SMS) bleiben unter ihren eigenen Lizenzen und Abonnements, und wir listen sie im Voraus auf. Sollten wir morgen verschwinden – was nicht der Plan ist – könnte ein anderer Entwickler das Projekt übernehmen, weil wir Standardcode mit Dokumentation schreiben, keine Magie, die nur wir verstehen. Backups sind verschlüsselt und werden durch tatsächliche Wiederherstellung getestet, und unser eigenes Server-Panel kann bei Bedarf eine warme Standby-Instanz auf einer zweiten Maschine bereithalten, falls sich Ihr Unternehmen keine ruhige Stunde leisten kann – das ist eine Option, die wir besprechen, kein Standard.
Wenn Sie unter 10 Mitarbeiter haben, Ihre Prozesse sich noch nicht eingespielt haben und eine Standard-SaaS 80 % Ihrer Bedürfnisse abdeckt – kaufen Sie sie. Individuell ergibt Sinn, wenn Sie für Funktionen abonnieren, die Sie nicht nutzen, wenn Ihre Daten im Format eines anderen gefangen sind, oder wenn Ihr Wachstum an eine Grenze stößt, die der Anbieter keinen Grund hat, für Sie anzuheben. Wenn Sie nicht sicher sind, zu welcher Gruppe Sie gehören, ist genau diese Unsicherheit eine gute Frage für eine 48-Stunden-Einschätzung.
Wenn Sie ein konkretes Problem haben – und sei es nur ein Satz wie „Buchungen laufen über drei Apps, und ich verliere Kunden dazwischen" – beschreiben Sie es dem Live-Agenten auf pentimento.pro und sehen Sie, wie das System aussehen würde, bevor Sie entscheiden, ob Sie es bauen lassen.
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